GOBD-Erfahrungen

Meine Gedanken zu einer digitalen Bürowelt

Eigentlich war es nichts Neues, was die Finanzverwaltung in der GOBD veröffentlicht hat. Dennoch wurden vor der Einführung unzählige Seminare und Fortbildungen abgehalten.

Viel Panikmache war da sicherlich auch dabei, um die Seminare zu verkaufen. Blöd nur, das kein Weg daran vorbei führt, sich damit zu beschäftigen.

Also, Seminare besuchen, mal dem Herrn Kuballa zuhören und dann eine eigene Meinung bilden.

Zu der Zeit hatten wir auch unser Confluence-System eingeführt. Es lag also die Idee nahe, unsere eigene Verfahrensdokumentation für unser frisch eingeführtes DMS-System ebenfalls dort entstehen zu lassen.
Selbst unter Verwendung einer Vorlage stellte sich das Unternehmen „Verfahrensdokumentation“ doch als etwas zeitraubend heraus. So etwas ist dann doch nicht „mal eben so“ geschrieben. Aber irgendwann war sie dann fertig – meine erste Verfahrensdokumentation.

Nun ging es darum, die darin genannten Mitarbeiter davon zu überzeugen, sie auch anzuwenden. Das war dann die zweite größere Herausforderung. Klar – in unserem Prozess selbst waren auch noch Lücken, in der Schnittstelle zwischen Scan und DMS waren noch Fehler, in der Ablagelogik ebenfalls. Aber nach einigen Wochen waren auch diese Steine beseitigt (oder klein geklopft).
Mittlerweile wird unsere Verfahrensdokumentation von allen Beteiligten gelebt.

Seit einigen Wochen bieten wir die Erstellung der Dokumentation auch für unsere Mandanten an.
Bedingt durch unsere Klientel ergeben sich hier ein paar besondere Herausforderungen – aber auch Vorteile.

Unsere dänischen Mandanten möchten häufig ihre Buchhaltung im Stammsitz in Dänemark erledigen. Deshalb bedarf es eines Verlagerungsantrags. Da ein analoger Originalbeleg im Inland aufbewahrt werden muss, ist es wichtig, einen Digitalisierungsprozess in Gang zu setzen. Spätestens dann benötigt man auch eine Verfahrensdokumentation.

Ein Vorteil ist sicherlich die skandinavische Mentalität. Hier ist es deutlich einfacher, digitale Arbeitsprozesse zu erzeigen und umzusetzen. Allerdings ist es auch ein hartes Stück Arbeit, die Anforderungen der deutschen Bürokratie zu vermitteln.