Verfahrensdokumentation ist nicht immer gleich Verfahrensdokumentation

Meine Gedanken zu einer digitalen Bürowelt

Verfahrensdokumentation ist nicht immer gleich Verfahrensdokumentation

Juli 22, 2018 GOBD 0

Im Hauptteil habe ich geschrieben, wir haben bei der Einführung des DMS-Systems eine Verfahrensdokumentation erstellt.
Es handelte sich zunächst um die Dokumentation des Scanprozesses – also dem Weg, den ein Papierstück nimmt, bis es tatsächlich digitalisiert vorliegt. Klar, das ist eine Verfahrensdokumentation, aber nicht die vollständige, von der Finanzverwaltung geforderte.

Zwischenzeitlich liegt auch diese vor. Es zeigt aber auch ganz deutlich, das bei diesen vielen Anforderungen schnell mal etwas durcheinander gerät. Für die DSGVO mussten wir im ersten Halbjahr einen hohen Dokumentationsaufwand betreiben. Aber dadurch, das wir bei der Erstellung der „ganzen“ Verfahrensdokumentation bereits viel dokumentiert hatten, fiel uns dieser Nachweis deutlich leichter.

Tatsächlich hängen alle Punkte ganz dicht beieinander:
– Die Verfahrensdokumentation, die die Finanzverwaltung seit Neuestem bei Prüfungen anfordert
– Prozesse zum Ersetzenden Scannen, die gesondert dokumentiert werden müssen, um revisionssicher digitale Originale zu erzeugen, die dann bei der
– Verlagerung der Buchhaltung ins Ausland genutzt werden können.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.