Verfahrensdokumentation ist nicht immer gleich Verfahrensdokumentation

Im Hauptteil habe ich geschrieben, wir haben bei der Einführung des DMS-Systems eine Verfahrensdokumentation erstellt.
Es handelte sich zunächst um die Dokumentation des Scanprozesses – also dem Weg, den ein Papierstück nimmt, bis es tatsächlich digitalisiert vorliegt. Klar, das ist eine Verfahrensdokumentation, aber nicht die vollständige, von der Finanzverwaltung geforderte.

Zwischenzeitlich liegt auch diese vor. Es zeigt aber auch ganz deutlich, das bei diesen vielen Anforderungen schnell mal etwas durcheinander gerät. Für die DSGVO mussten wir im ersten Halbjahr einen hohen Dokumentationsaufwand betreiben. Aber dadurch, das wir bei der Erstellung der „ganzen“ Verfahrensdokumentation bereits viel dokumentiert hatten, fiel uns dieser Nachweis deutlich leichter.

Tatsächlich hängen alle Punkte ganz dicht beieinander:
– Die Verfahrensdokumentation, die die Finanzverwaltung seit Neuestem bei Prüfungen anfordert
– Prozesse zum Ersetzenden Scannen, die gesondert dokumentiert werden müssen, um revisionssicher digitale Originale zu erzeugen, die dann bei der
– Verlagerung der Buchhaltung ins Ausland genutzt werden können.