Wir wollten ein klassisches DMS-System einführen. Nachdem wir uns nach einem Auswahlprozess für Enaio von OptimalSystems entschieden hatten brauchten wir noch ein vernünftiges Konzept.
Schnell war klar, dass die „neue“ digitale Akte mindestens die gleichen Features haben musste, wie die bisherige – eine von einem Geschäftsführer selbst geschriebene Anwendung in VB6. Das heißt, die Aktenstruktur war quasi schon fertig.
Der Rest war jedoch nicht ganz so trivial. Es gab verschiedene Bereiche zu berücksichtigen.
Der Papiereingang
Alle eingehenden Dokumente sollten gescannt, vorverschlagwortet und in die Akte übergeben werden. Es war mir wichtig, eine Möglichkeit zu schaffen, Papierpost und elektronische Post gleichberechtigt bearbeiten zu können. Die Herausforderungen zur Papierpost habe ich im Bereich GOBD noch detaillierter erläutert.
Der Maileingang
Jede eingehende Mail für einen Kollegen *1) sollte schnellstmöglich im Aktenprogramm landen. Hier gab es einige Herausforderungen:
- Wenn ein Kollege abwesend ist, soll die Mail trotzdem von einem Vertreter bearbeitet und abgelegt werden können.
- Jeder Mitarbeiter muss „irgendwie“ dazu gezwungen werden, seine Mail zeitnah zu sichten und zu bearbeiten.
Schnell haben wir uns von dem Gedanken verabschiedet, die klassische Outlook-PlugIn-Lösung zu verwenden. Diese Lösung unterstützt so ziemlich jedes DMS-Programm und im ersten Moment klingt es auch sehr plausibel: Der Mitarbeiter sichtet seine Mail in dem ihm bekannten Mailprogramm und kann dort dann eine Verschlagwortung vornehmen und die Mail in das DMS-System übergeben. Aber: Was ist bei Abwesenheit? Findet sich ein Vertreter in einem „besonders geordneten“ Postfach zurecht? Was, wenn der Mitarbeiter versehentlich eine Mail löscht? Was, wenn er etwas willentlich löscht?
Wir entschieden uns also, das Journal am Exchange-Server abzugreifen und per Skript in das DMS-System in ein Storage zu übergeben. Somit war schon einmal JEDE Mail revisionssicher gespeichert und konnte nicht vergessen werden. Da Privatmails bei uns untersagt sind, gab es auch kein Problem mit dem Briefgeheimnis.
Auch diese Methode wird traditionell von einem DMS-System unterstützt. Aber – mannomann – diese ganze Ordner-Ablage-Struktur-Geschichte ist ja sooooo kompliziert. Geht das nicht auch einfacher?
Ja, geht es! Dank der tollen Schnittstellen und der Programmierfähigkeit unseres Partners SmartPS konnten wir uns eine zusätzliche Maske basteln lassen.
Die Posteingangsbearbeitung
Post und Mail sind einzeln auswählbar. Die Zuordnung zu einem Mandanten geschieht automatisch, sofern die Absender-Mailadresse in den Stammdaten eingepflegt ist. Der Mitarbeiter hat nun die Möglichkeit, die 5 traditionell genannten Möglichkeiten bei der Mailbearbeitung zu benutzen: Sofort bearbeiten (Antwortmail verfassen), delegieren (Weiterleiten), wegwerfen (nicht ablegen), nichts tun (Ablegen = Zuordnen) oder für später merken, weil die Bearbeitung länger als 2 Minuten dauert (Workflow starten). Beim Weiterleiten entsteht die Besonderheit, dass dann der Empfänger für die Ablage zuständig wird. Über einen Workflow kann auch ein anderer Mitarbeiter zuständig werden – aber dazu später mehr.
Jeder Mitarbeiter soll seine Mails innerhalb von 24 Stunden bearbeiten. Klar, auch das wird überwacht. Sobald eine Mail länger als drei Tage unbearbeitet herumliegt, erhält sowohl der Mitarbeiter als auch der zuständige Teamleiter eine Benachrichtigung im oberen Teil des Fensters. Beim Mitarbeiter wird eine Leuchte GELB, beim Teamleiter eine weitere. Die dritte Leuchte symbolisiert einen Bescheid vor Fristablauf – 7 Tage vor dem berechneten Fristablauf wird der gesamten Kanzlei so eine Warnung präsentiert. Wir gehen davon aus, das jemand reagiert – und bisher hat das auch immer wunderbar funktioniert!
Der kurze Dienstweg
Emails sind kein zeitkritisches Medium – das war zumindest unsere theoretische Annahme bei Einführung und prinzipiell gilt diese Annahme auch heute noch.
Und wenn es mal schnell gehen muss? Dann haben wir ESTOS ProCall im Einsatz. Hier können alle Mitarbeiter miteinander chatten. Ein „Komm mal bitte rum, wenn Du Zeit hast“ ist schnell geschrieben und leuchtet dann am Monitor des Empfängers auf. Bei tatsächlich zeitkritischen Dingen haben wir immer noch das Telefon oder unsere Beine, die wir benutzen können. Nichts ist so dringend wie die Beine des Chefs in der Tür…
Mitteilungen an alle
Früher mal haben wir jeden Morgen eine Rundmail an alle verschickt mit den Abwesenheiten des Tages. Heutzutage undenkbar!
Als erste Maßnahme führten wir ein Intranet ein. Hier haben wir uns für Confluence entschieden. Diese Kollaborations-Software ermöglicht es uns, im Tages-Blog wichtige Hinweise z.B. auf anstehende Updates oder Veranstaltungen zu geben. Damit auch fachlich nicht jeder Mitarbeiter das Rad neu erfinden muss gibt es selbstverständlich auch einen Wissens-Bereich, in dem fundierte Stellungnahmen und auch Checklisten zu finden sind. Als Sahnehäubchen können wir dort auch unsere Arbeitsanweisungen hinterlegen und z.B. für den Datenschutz notwendige Dokumente strukturiert hinterlegen.
*1) Der Kollege/Mitarbeiter Max Mustermann steht in diesem Text exemplarisch und könnte genausogut Frau Marion Musterfrau heißen. Zur besseren Lesbarkeit verwende ich die o.g. Schreibweise.
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