Papierloses Büro?

Meine Gedanken zu einer digitalen Bürowelt

Geht papierlos überhaupt in einem klassischen Büro oder reden wir über möglichst papierarm?

Tatsächlich gibt es immer noch etwas, das noch ausgedruckt wird. Manchmal will noch eine Krankenkasse ein Formular handschriftlich unterschrieben haben, manchmal will man tatsächlich noch einem Mandanten etwas in die Hand drücken.

Aber tatsächlich haben wir mittlerweile einen nahezu papierlosen Zustand erreicht:

  • Die eingehende Post wird täglich komplett eingescannt und anschließend zur zeitnahen Vernichtung aufbewahrt.
  • An Dokumenten arbeiten wir einzeln oder gemeinsam mit Hilfe von vordefinierten Workflows, die jedem Mitarbeiter auch gleichzeitig bei seiner Aufgabenplanung helfen.
  • Fachliteratur und Scripte werden gescannt oder digital erworben in unserer Wiki allen zur Verfügung gestellt.
  • Mandanten bieten wir eine Möglichkeit, gescannte Dokumente über ein Mandantenportal mit uns auszutauschen.
  • Gescannte Belege für Buchhaltungen erscheinen automatisch in unserer Kanzleisoftware Simba beim richtigen Mandanten zur Verbuchung.
  • Die Jahresabschlusserstellung erfolgt vollständig digital mit Hilfe von Checklisten und einer Verknüpfung aller relevanter Dokumente im DMS-System.
  • Der Versand von (digital signierten) Rechnungen wird automatisiert ein Mal täglich durchgeführt.
  • Für Lohnabrechnungen bieten wir ebenfalls eine Web-Oberfläche an, in der sich Mandanten und deren Arbeitnehmer die für sie relevanten Unterlagen selbst downloaden können.

Potential nach oben ist natürlich immer noch. Was ich noch an Projekten auf meinem Backlog habe:

  • Verbesserung der Datenübertragung im Lohn-Bereich zwischen Mandant und Kanzlei
  • Optimierung des Mandantenportals (inkl. weitere Kommunikationskanäle)
  • Projektakten im DMS-System